نحوه تخمین هزینه های همایش در زمان برنامه ریزی 

داشتن برآورد و تخمین هزینه رویداد، می تواند موفقیت و سودآوری کسب و کار شما را تضمین کند. متأسفانه، بسیاری از برنامه‌ریزان داخل شرکت ها و سازمان ها برای برای محاسبه هزینه برگزاری حرفه ای همایش یا سمینار خود، به‌ویژه زمانی که برای اولین بار کسب‌وکار خود را شروع می‌کنند، مشکل دارند.


عوامل مختلفی در تعیین هزینه ها دخیل هستند. چنین عواملی شامل: نوع رویداد، هزینه های عملیاتی و هزینه های سربارمی شود. علاوه بر این، هزینه های سمینار یا همایش بر اساس محل متفاوت است. واقعیت این است که شما برای خدمات در یک منطقه بزرگ و شهری نسبت به حومه شهر هزینه بیشتری باید پرداخت کنید. چندین روش مختلف وجود دارد که می توانید هزینه های خود را برنامه ریزی کنید.

نرخ ساعتی

با گزینه قیمت گذاری ساعتی، بهترین نتیجه را خواهید گرفت اما طبیعتاً به تجربه و صلاحیت برگزار کننده همایش بستگی دارد. به خاطر داشته باشید که با این نوع برنامه هزینه، باید سوابق دقیقی را نگه دارید تا بتوانید صورتحساب دقیقی را در اختیار داشته باشید. همچنین معمولاً ایده خوبی است که تخمینی در مورد تعداد ساعاتی که باید در رویداد خدمات بدهید، داشته باشید.

درصد هزینه ها

وقتی می‌خواهید موضوع را ساده کنید و نگران پرداخت ساعتی نباشید، قیمت‌گذاری بر اساس درصد می‌تواند راه خوبی برای شما باشد. با این گزینه، شما به سادگی قیمتی را بر اساس درصد مشخصی از کل بودجه رویداد تعیین می کنید، که اغلب می تواند برای مجموعه قابل هضم تر و سودآورتر باشد.

محدوده معمولی بین 15 تا 35 درصد است، اما بر اساس آنچه که شما قادر به مذاکره با برگزار کننده رویداد خود هستید، متفاوت خواهد بود. بدیهی است که این نوع برنامه ریزی هزینه ها دارای مزایا و معایبی است. اگر زمان زیادی را برای یک رویداد صرف نکنید، گزینه کارمزد بر اساس درصد می تواند بسیار سودآور باشد. برعکس، اگر ساعت‌های زیادی را صرف یک رویداد با بودجه کم، نمایید، اقتصادی نخواهد بود.

کمیسیون

قیمت گذاری بر اساس نرخ کمیسیون گزینه دیگری است که باید در نظر بگیرید. با استفاده از این گزینه، باید تخفیفی را از برگزار کننده مراسم خود دریافت کنید. مثلاً بگویید میزبان یک کنفرانس بزرگ فناوری هستید. می‌دانید که همه شرکت‌کنندگان در حال راه اندازی یک کسب‌وکار هستند، و اگر بتوانید راهی برای بازاریابی داشته باشی و اگر رویداد با موفقیت‌آمیز برگزار شود و فروش زیادی داشته باشد، می‌توانید درآمد  باورنکردنی داشته باشید. برعکس، اگر رویداد نتیجه نداشته باشد، چیزی برای تلاشتان دریافت نخواهید کرد.

هزینه پروژه ثابت

در حالی که مشتریان اغلب هزینه پروژه ثابت را ترجیح می دهند تا دقیقا بدانند که یک رویداد چقدر هزینه دارد، این می تواند معایبی را برای شما به همراه داشته باشد. در درجه اول، بار مدیریت بودجه را بر دوش شما می گذارد.

در نتیجه، شما همچنان باید مسئول پیش‌بینی موقعیت‌های مختلف باشید که می‌تواند تغییر کند و در نتیجه بر بودجه تأثیر بگذارد. در بیشتر موارد، برنامه هزینه پروژه ثابت از پکیج هایی استفاده می شود که در آن هزینه های همایش می تواند به ازای هر فرد شرکت کننده در رویداد محاسبه شود.

به خاطر داشته باشید که صرف نظر از اینکه چگونه هزینه برگزاری همایش خود را محاسبه می کنید، مهم است که اطمینان حاصل کنید که تمام هزینه ها و سربار به اندازه کافی پوشش داده شده است و در عین حال زیادی حاشیه سود مناسب وجود دارد.

برای برآورد هزینه همایش و سمینار خود اصلا نگران نباشید. متخصصان حرفه ای نسیم سبز در این مسیر با شما خواهند بود.