نسیم پلاس




۱۰ نکته برای برنامه ریزی یک همایش موفق

۱۰ نکته برای برنامه ریزی یک همایش موفق



  • ارسال شده در تاریخ : ۲۷ دی ۱۴۰۰

برنامه ریزی یک همایش می تواند دیده شدن کسب و کار شما را افزایش دهد. بسته به هدفش می تواند فروش و روحیه تیمی و تجاری شرکت را تقویت کند. با این حال، همایش ها پیچیده هستند و برنامه ریزی آنها می تواند دشوار باشد.

یک دستور کار منطقی و قاطع همراه با سخنرانان عالی ضروری است. اما غذا، صندلی های راحت و تعداد بیشماری از عناصر پشت صحنه نیز در موفقیت همایش نقش به سزایی دارند. حتی تهویه مطبوع محل برگزاری همایش بسیار مهم است.

همایشی که به خوبی برنامه ریزی نشده باشد می تواند بر روی کسب و کار شما تاثیر معکوس داشته باشد. اگر سخنرانان همایش، حاضران را تحت تأثیر قرار ندهند، یا غذای شما به اندازه کافی نباشد و تمام شود، شرکت کنندگان تا ماه‌ها بعد در مورد آن صحبت خواهند کرد و این تاثیر بسیار بدی بر شغل و تجارت شما خواهد داشت. بنابراین برگزاری همایش خود را به طور دقیق و کامل برنامه ریزی کنید. هیچ چیز را به شانس واگذار نکنید.

1. در مورد یک هدف روشن تصمیم بگیرید

همایش های موفق هدف مشخصی دارند. آیا نیاز به ایجاد انگیزه در نیروی فروش دارید؟ محصول جدید را معرفی کنید؟ در فعالیت های تیم سازی شرکت می کنید؟ مناطق جغرافیایی جداگانه را گردهم می آورید؟ هدف بسیاری همایش ها را سخنرانان و دستور کار تعیین می کند.

2. فهرست ایده ها را بنویسید
زمانی که هدف مشخصی برای برگزاری همایش داشتید، شروع به طوفان فکری کنید. شما و تیم برگزاری همایش بیشتر دوست دارید چه چیزی را ببینید؟ آیا می خواهید بلندگوهای پویا داشته باشید؟ آیا جلسات عمومی در نظر دارید که در آن کل گروه شرکت کنندگان برای شنیدن سخنرانی جمع شوند؟ یا آیا به یک سری جلسات فراگیر با موضوعات مختلف نیاز دارید؟ محل برگزاری همایش چطور؟ آیا باید نزدیک شرکت باشد؟ در منطقه ای مناسب برای شرکت کنندگان؟

3. بودجه لازم را در نظر بگیرید

هنگامی که هدف و لیست ایده ها را دارید، بودجه خود را تنظیم کنید. مطمئن شوید که تمام دسته بندی های مورد نیاز شما را شامل می شود. برای هر چیزی که در لیست ایده هایتان قرار دارد، یک آیتم خطی تنظیم کنید.

آیا به بلندگوهای اجاره ای نیاز دارید؟ آیا وعده های غذایی بخشی از جلسه خواهد بود؟ محل برگزاری چطور؟ به چه نوع اتاق کنفرانس یا سالن همایشی نیاز دارید؟ اتاق‌های جلسات عمومی ممکن است چند صد نفر را در خود جای دهند، در حالی که اتاق‌های جلسات تخصصی ممکن است فقط ۲۰ نفر یا کمی بیشتر را در خود جای دهند. آیا تیمی را برای تولید محتوا و مطالب چاپی یا مبتنی بر وب استخدام خواهید کرد؟ برای اطلاعات مربوط به جلسه؟

فهرستی از همه چیزهایی که نیاز دارید ایجاد کنید و اینکه تقریباً هزینه هر مورد چقدر است. سپس جستجوی خود را برای مکانی شروع کنید که بتواند همه آن را در خود جای دهد. به دنبال مکان‌های ملاقاتی باشید که بسته‌های جلسه انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهند و به خوبی برای رفع نیازهای شما مجهز باشند.

4. لیست ایده ها و بودجه را محدود کنید

هنگامی که لیست ایده ها و بودجه خود را جمع بندی کردید، یکی از دو مورد ممکن است رخ دهد. یک: بودجه در دسترس شما و لیست ایده ها مطابقت دارند! اکنون می توانید مرحله برنامه ریزی را به طور جدی شروع کنید.

اگر در بودجه همایش برای لیست ایده هایتان کمبود دارید، برنامه را طوری اصلاح کنید که با بودجه شما مطابقت داشته باشد. برای مثال، اگر هشت جلسه  را در طول دو روز برنامه‌ریزی کرده‌اید، آن را به چهار جلسه در یک روز تقلیل دهید. اگر بلندگوهای مورد نظر شما هزینه های بالایی را در پی دارد، به دنبال موردی باشید که تا حد زیادی همان کیفیت را با قیمت مناسب تری ارائه دهد.



5. مدت زمان برنامه ریزی همایش

دوره برنامه ریزی یک همایش باید حداقل یک سال و ترجیحا بیشتر باشد. چرا؟ زیرا برگزاری همایش دارای انبوهی از تدارکات است. شما به یک مکان، فروشندگان و سخنرانان نیاز دارید که همه در تاریخ خاصی در دسترس باشند. اگر دوره برنامه ریزی شما کمتر از یک سال باشد، در دسترس بودن یک یا چند مورد از این عناصر ممکن است امکانپذیر نباشد.

قبل از اینکه تمام برنامه ریزی ها کامل شود، ایده خوبی است که در مورد تاریخ‌های در دسترس 1) مکان‌هایی که می‌توانند تعداد افراد و نوع جلسه مورد نظر شما را در خود جای دهند، 2) سخنرانان معروف و 3) فروشندگان تحقیق کنید. هنگامی که تاریخ در دسترس بودن آنها را مشخص کردید، در مورد تاریخ(های) جلسه تصمیم بگیرید.

اکنون برای شروع برنامه ریزی همایش آماده اید!

6. محل برگزاری همایش را رزرو کنید

تعیین تعهدات برای محلی که همایش در آن برگزار می شود. اگر محل برگزاری، مسئول تهیه و سرو وعده های غذایی جلسه است، ضمانتی را برای آن ها نیز تعیین کنید.

7. اجاره تجهیزات همایش و خرید را هماهنگ کنید  

با سخنران مورد نظر هماهنگی کنید. تاریخ جلسه، ساعت و هر مطلب دیگری را که نیاز دارید برایشان ارسال کنید، پیگیری و اقدام کنید. تجهیزات را برای تاریخ مورد نظر هماهنگ شوید.
8. دستور کار همایش را تدوین کنید

ممکن است از طوفان فکری اولیه و جلسات درک خوبی از دستور کار داشته باشید. یا اینکه در این مرحله لازم باشد بنشینید و آن را نقطه به نقطه بررسی کنید. پس از مشخص شدن تاریخ همایش، تدوین یک دستور کار باید بلافاصله آغاز شود. حتماً دستور کار را پخش کنید تا همه طرف های ذیربط قبل از نهایی شدن آن را دیده و در آن مشارکت داشته باشند.

9. اطلاع رسانی و تبلیغات همایش

زمان برگزاری همایش را اعلام نمایید. با تیم فروش یا فنی خود در خصوص تبلیغات یا برگزاری جلسات معرفی محصولات یا خدمات هماهنگ شوید تا همه موراد به خوبی در همایش برگزار شود. در این مرحله تبلیغات و اطلاع رسانی همایش نیز انجام می شود.

تبلیغات باید دلایلی را ارائه دهد که شرکت در همایش برای مخاطبان بسیار مفید است. از آن به عنوان یک کانال اطلاعاتی نیز استفاده کنید تا مردم از تاریخ، دستور کار، محل برگزاری مطلع شوند. تصمیم بگیرید که قصد دارید از چه روش های تبلیغاتی استفاده کنید. سایت اینترنتی؟ پست الکترونیکی به طور منظم  ارسال شود؟ تراکت و بروشور؟ داستانی در خبرنامه شرکت؟ ترکیبی از همه اینها؟

10. همایش را ارزیابی کنید

گاهی اوقات این مرحله بعد از برگزاری همایش نادیده گرفته می شود. شما به بازخورد ملموس و قابل اندازه گیری در مورد همایش برای شرکت کنندگان نیاز دارید. به کمک یک پرسشنامه کوتاه از شرکت کنندگان در همایش بپرسید چه چیزی از همایش شما به دست آورده است.

به هدف از برگزرای همایش خود برگردید. اگر هدف ایجاد انگیزه در نیروی فروش بود، آیا موفق بوده است؟ در صورت عرضه محصول جدید، آیا شرکت کنندگان اطلاعات ارزشمندی در مورد محصول کسب کردند؟ آیا در طول جلسه راحت بودند؟ آیا حضور آنها را برای حرفه خود ارزشمند می دانید؟

برگزاری همایش یک راه عالی برای دیده شدن کسب و کار شماست. از آنجایی که برنامه ریزی برگزاری همایش پیچیده است. این 10 نکته به شما در برگزاری همایش موفق و خاطره انگیز کمک زیادی خواهد کرد.

مجموعه نسیم سبز در کنار شماست تا در برگزاری موفق همایش تان به شما کمک کند.

برای مشاوره رایگان و آشنایی با خدمات همایش و سمینار نسیم سبز، بر روی این لینک، کلیک بفرمایید.

نمونه همایش ها و سمینارهای برگزار شده توسط نسیم سبز