مدیریت رویداد چیست؟

مدیریت رویداد شامل نظارت بر تمام تدارکات منتهی به یک رویداد و در طول آن، اعم از همایش، سمینار، یا هر گردهمایی سازماندهی شده است. مدیران رویداد، برنامه ها را با مدیریت کارکنان، امور مالی، ارتباط با فروشندگان و خدمات دهندگان و موارد دیگر انجام می دهند.

در حرفه برنامه ریزی رویداد، عناوین شغلی به اندازه خدمات ارائه شده متنوع و متعدد است و معمولاً تمایز یکی از دیگری دشوار است. درباره اینکه مدیریت رویداد شامل چه چیزی است و اینکه آیا برای شما مناسب است، بیشتر بیاموزید.

مدیریت رویداد چیست؟

مدیریت رویداد شامل انواع عملکردها برای اجرای رویدادهای بزرگ است که ممکن است شامل سمینارها، همایش ها، کنسرت ها، نمایشگاه های تجاری، جشنواره ها و مراسم ها باشد. شامل رسیدگی به تدارکات کلی رویداد، کار با کارکنان، و مدیریت پروژه رویداد به عنوان یک مسئولیت کلی است. وظایف بیشتر ممکن است شامل مدیریت بودجه و بررسی عملکرد تیم های مسئول برای هر بخش و همچنین نظارت بر اجرای رویداد باشد. 

مدیریت رویداد چگونه کار می کند

مسئولیت های خاص یک مدیر رویداد ممکن است شامل موارد زیر باشد:

انتخاب و رزرو محل برگزاری رویداد

هماهنگی با فروشندگان و خدمات دهندگان

تهیه و هماهنگی سیستم های صوتی و تصویری حرفه ای 

هماهنگی بخش سرگرمی رویداد

هماهنگی حمل و نقل و پارکینگ

اخذ مجوزهای لازم و بیمه مناسب

رعایت استانداردهای بهداشتی و ایمنی

تدوین برنامه های اضطراری 

مدیریت بحران و وضعیت در رویداد

طراحی یک طرح امنیتی

نظارت بر رویداد

این فهرست به هیچ وجه کامل نیست. بسته به دامنه رویداد و سایر متخصصان استخدام شده، مسئولیت های شغلی ممکن است متفاوت باشد. اساساً مدیر رویداد مسئول هماهنگی تمام تدارکات مورد نیاز برای یک رویداد است.

نقش خدمات مدیریت رویداد

شرکت های مدیریت رویداد اغلب برای برنامه ریزی و اجرای جلسات در مقیاس بزرگ و رویدادهای ویژه استخدام می شوند نهادهای دولتی، غیرانتفاعی، انجمن ها و شرکت ها همگی از شرکت های مدیریت رویداد برای هماهنگی رویدادها و جلسات مهم استفاده می کنند. وظیفه مدیریت رویداد را اغلب می توان در بخش بازاریابی یا روابط عمومی شرکت یا به عنوان بخشی از کارکنان رویدادهای ویژه آنها یافت.

مهارت های موفقیت

مانند بسیاری از عملکردهای برنامه ریزی رویداد، مدیریت رویداد برای موفقیت یک همایش به مهارت های سازمانی عالی نیاز دارد. توانایی انجام چند کار و سازماندهی درجه یک، نیاز به مهارت های مدیریت زمان کارآمد نیز دارد.

توانایی اولویت بندی، چیزی است که منجر به یک رویداد موفق می شود. مدیریت رویداد مستلزم دیدن چشم انداز رویداد تا اجرا است که مستلزم پشتکار، خلاقیت و انعطاف پذیری است. از آنجایی که مدیریت پروژه یک عنصر کلیدی است و نه تنها شامل مدیریت عملکردها، بلکه تیم هایی از افراد است، مهارت های بین فردی نیز مهم است. تعامل با افراد در تمام سطوح یک سازمان بخشی از کار است، بنابراین راحت بودن، داشتن پرستیژ و یک ارتباط قوی کمک زیادی به توسعه این روابط خواهد کرد.

تفاوت مدیریت رویداد و برنامه ریزی رویداد

مدیریت رویداد ( همایش یا سمینار ) و برنامه ریزی رویداد در عین حال که ارتباط بسیار نزدیکی دارند، دو عملکرد متفاوت دارند. به زبان ساده، برنامه ریزان رویداد، چشم انداز و بسیاری از برنامه های اولیه را برای یک رویداد ایجاد می کنند، در حالی که مدیران جزئیات را قبل و در طول آن اجرا مدیریت و اجرا می کنند.

این دو در کنار هم کار می کنند و ممکن است مسئولیت هایشان با هم تداخل پیدا کند. بسیاری از افراد ممکن است هر دو نقش را ایفا کنند، به خصوص اگر کسب و کار خود را اداره کنند یا در یک شرکت برنامه ریزی رویداد کوچک کار کنند. با این حال، آموزش و مهارت های مورد نیاز برای هر موقعیت تا حدودی متمایز است.

در اینجا چند نمونه از برخی تفاوت های اصلی آورده شده است:

مدیران رویداد                                  برنامه ریزان رویداد

--------------------------              ---------------------------

انجام رزرو محل برگزاری رویداد          انتخاب موضوع و مفهوم رویداد

هماهنگی با خدمات دهندگان             انتخاب محل برگزاری

استخدام و مدیریت پرسنل                  برنامه ریزی منو

مدیریت در محل و در طول رویداد       ترتیب سرگرمی یا سخنرانان مهمان

مدیریت رویداد نظارت بر بسیاری از جزئیات اداری برای رویدادهایی مانند همایش ها، جشنواره ها یا سمینارها و ... است. یک مدیر رویداد با کارکنان و خدمات دهندگان رویداد کار می کند تا مطمئن شود که همایش یا سمینار طبق برنامه اجرا می شود.

در حالی که برنامه‌ریزان رویداد تمایل دارند روی مفهوم کلی رویداد کار کنند، مدیران رویداد با جزئیات اجرای آن سروکار دارند.

اگر برای رویداد شرکت یا سازمان خود نیاز به مدیریت رویداد دارید، نسیم سبز با تجربه فراوان و تیم متخصص خود درکنار شما خواهد بود.

برای هماهنگی و مشاوره رایگان در خصوص مدیریت رویداد خود بر روی این لینک، کلیک بفرمایید.