تعیین ارزش رویدادها ( همایش ها، سمینارها و ... )

برنامه ریزی و اجرای یک رویداد تجاری یا یک جلسه موفق کافی نیست. رویدادهای تجاری اغلب به عنوان سرمایه گذاری برای یک هدف معین در نظر گرفته می شوند و به همین دلیل، برنامه ریزان رویداد باید بدانند که چگونه ارزش برنامه های خود را تعیین کنند. اندازه‌گیری رویداد برای بازگشت سرمایه (ROI) یا بازده اهداف (ROO) قلمرو جدیدی برای برنامه‌ریزان رویداد است. 

تاکتیک های تعیین ارزش رویداد 

بازگشت سرمایه همایش در دو سطح مختلف می باشد: سازمان و شرکت کننده. بازگشت سرمایه برگزاری رویداد در سطح سازمان را می توان با تجمیع تمام هزینه ها و مقایسه آنها با مقداری که توسط سازمان تخمین زده می شود، پیدا کرد. بازگشت سرمایه برگزاری همایش در سطح شرکت‌کننده در سطح فردی اندازه‌گیری شود و ارزش را بر اساس هر شرکت‌کننده تخمین بزند.

نسیم سبز به مشتریان خود توصیه می کند که یک فرآیند استراتژیک را برای اندازه گیری بازگشت سرمایه برگزاری رویداد دنبال کنند:

کشف: کشف باید در اوایل فرآیند اتفاق بیفتد به طوری که برنامه ریزان می بایست ذینفعان کلیدی را درگیر کنند تا در نهایت محتوای جلسه، سخنرانان و غیره را تعریف کنند. برنامه ریزان باید سهامداران کلیدی را در نظر بگیرند تا بتوانند اهداف استراتژیک را هم برای سازمان میزبان رویداد و هم برای شرکت کنندگان در جلسه تعریف کنند. با درخواست از آنها برای پاسخ به شش تا هشت سوال می توان به آن دست یافت.

بررسی پیش از رویداد: حال زمانی است که برنامه‌ریز رویداد برخی از معیارهای قابل سنجش را برای بازگشت سرمایه برگزاری سمینار و بازدهی اهداف تعریف کند. آنها باید نمونه وسیعی از دعوت‌شدگان را بررسی کنند تا مسائل، نگرانی‌ها و نیازهایشان را در سطوح مختلف شناسایی کنند تا به برنامه‌ریز کمک ‌کند معیارهای تعیین ارزش رویداد را برای شرکت‌کنندگان در جلسه تعریف کند.
پیش از رویداد، این مرحله ادراک روانشناختی و رفتاری شرکت کننده در جلسه را در موارد شناسایی شده حین تعیین ارزش رویداد مشخص می کند.

دانش/ درک

نظرات/ ادراکات/ باورها 

احساسات/ نگرش ها 

توانایی ها/ مهارت ها 

نیات/ تعهد 

رفتارها 

  نتایج/ تاثیرات کسب و کار 

طراحی جلسه: با درک اهداف ذینفعان و درک شرکت کنندگان، برنامه ریزان اکنون اهداف کلیدی را برای خود جلسه و نحوه ارائه آن پیام ها تعریف می کنند.

بررسی معیارهای پس از رویداد

 پس از رویداد، اندازه گیری میزان عملکرد برنامه در معیارهایی که بر اساس نتایج کشف و بررسی قبل از رویداد تعریف شده اند، مهم است. آیا این برنامه باعث تغییر در نگرش ها، ادراکات، باورها و غیره شد؟ آیا شرکت کنندگان بر اساس آن تغییرات عمل خواهند کرد؟

تأثیر تجاری بعد از رویداد

اندازه گیری استراتژیک مستلزم تمرکز بر تأثیر بلندمدت رفتارهای شرکت کنندگان در جلسه است. همچنین زمان خوبی برای تعیین تأثیر مالی و غیر مالی برنامه است.

پیشنهادهایی برای بهینه سازی فرآیند تعیین ارزش رویدادها. موارد اشاره شده برای کمک به برنامه ریزان رویداد است تا ارزش رویدادهای خود را تعیین کنند:

فرآیند قبل از جلسه / پس از جلسه را اعمال کنید

ابعاد روانی، رفتاری و مالی را تعیین کنید

از تعیین میزان بازگشت سرمایه برای رویداد بزرگ و مهم استفاده کنید

نتایج سال به سال را بررسی و کاوش کنید

استانداردهای حرفه ای و مهارت های کارکنان را تهیه کنید

پیشنهادهایی برای تعیین ارزش رویدادهای کوچکتر

مطمئناً یک برنامه برای تعیین ارزش رویدادهای بزرگ و گران قیمت مفید خواهد بود. اما در مورد بقیه رویدادهای تجاری که در طول سال برنامه ریزی شده اند، چطور؟ سازمان ها پنج یا شش سؤال معیار را که برای سازمان حیاتی هستند، شناسایی کنند. سپس، رویدادهای مختلف را بررسی کنند تا مشخص شود که آیا آنها تأثیر روانی، رفتاری یا مالی داشته اند. سپس، نتایج را جمع آوری کنید.
به عنوان مثال، اگر سازمانی 30 رویداد مشابه را در طول سال در بازارهای مختلف با معیارهای مشابه برگزار کند، مطمئناً می تواند معیارهای کمی و کیفی آنها را ارائه دهد.

نسیم سبز با سابقه درخشان در عرصه برگزاری همایش ها و انواع رویدادها، به شما کمک می کند تا قبل از برگزاری رویداد خود، ارزش واقعی و پارامترهای مالی آن را مشخص کنید.

برای مشاوره رایگان جهت برگزاری همایش و سمینار خود همین حالا با نسیم سبز تماس حاصل فرمایید.