برنامه ریزی و انتخاب محل برگزاری همایش و سمینار

تصمیم گیری در مورد بهترین فضا یا مکان برای سمینار و موفقیت آن بسیار مهم است برنامه ریزی برای هماهنگی و انتخاب مکان مناسب برای همایش شما زمان می برد، نباید نا امید و خسته شوید.با فرض اینکه شما قبلاً نوع رویداد و هدف آن را مشخص کرده اید،عوامل زیادی وجود دارد که باید هنگام شروع فرآیند انتخاب محل برگزاری همایش در نظر گرفته شود. این نقشه راه به شما کمک می کند تا مراحل انتخاب فضای مناسب همایش را به بهترین شکل ممکن پشت سر بگذارید.

مخاطب هدف شما

هنگام برنامه ریزی برای انتخاب و هماهنگی مکان سمینار، یکی از مهم ترین اطلاعاتی که باید از آن آگاه باشید، این است که مهمانان شما چه کسانی خواهند بود و انتظار دارید چه تعداد شرکت کنند. نوع همایش مطمئناً در انتخاب محل برگزاری همایش نقش تعیین کننده ای دارد.

یکی از بزرگترین عوامل محدود کننده برای محل برگزاری سمینار و همایش ظرفیت آن است. از تخمین درست تعداد مهمانان اطمینان حاصل کنید. همچنین باید مخاطبان خود را در نظر بگیرید. مطمئن باشید که محل برگزاری همایش یا سمینار نه تنها خود رویداد بلکه سلیقه و انتظارات را منعکس می کند.

تاریخ رویداد

تقویم خود را بررسی کنید زیرا زمان بندی بر بسیاری از تصمیمات از جمله انتخاب محل مناسب برای همایش تأثیر می گذارد. بعد از لیست مهمانان، تاریخ همایش، عامل محدود کننده بعدی خواهد بود. بسته به نوع رویدادی که برنامه‌ریزی می‌کنید، ممکن است که مجبور شوید در تاریخ برگزاری همایش انعطاف‌پذیر باشید تا به مکان مورد نظر خود برسید یا در انتخاب محل برگزاری همایش انعطاف‌پذیر باشید تا به تاریخ مورد نظر همایش برسید. برای برنامه ریزی انتخاب محل برگزاری همایش یا سمینار باید از این آگاهی داشته باشید که خودتان یا مخاطب، کدام انعطاف پذیرتر هستید؟ 

در اینجا چند سوال برای بررسی وجود دارد:

چند درصد احتمال دارد مهمانان شما بر اساس برنامه زمانی مشخص حضور بهم برسانند؟

سالن های مناسب برای برگزاری همایش شما چه تاریخ هایی در دسترس هستند و امکان رزرو دارند؟

بودجه شما برای اجاره محل برگزاری سمینار یا همایش چقدر است؟

با یک بودجه باز، هر کسی می تواند یک رویداد عالی را برنامه ریزی کند و انتخاب های بی نهایتی از محل برگزاری داشته باشد. اما به احتمال زیاد، منابع مالی شما محدود است و از همان ابتدا باید از محدودیت های مالی خود آگاه باشید. حتی اگر بودجه رویداد شما کاملا مشخص نباشد و تخمینی باشد،. یک برنامه ریز رویداد همیشه می تواند یک رویداد عالی را با بودجه معقول برنامه ریزی کند.

آیا محل های مناسب در پارامترهای بودجه شما برای هزینه های محل، فنی و پذیرایی قرار دارند؟

آیا در مورد هزینه مطلوب برای خدمات، مذاکره کرده اید؟

آیا اجازه انعطاف پذیری در بودجه خود را در صورتی که هزینه های اقلام خطی بیش از برنامه باشد، دارید؟

محدوده مکان های مختلف

هنگامی که لیست تعداد مهمانان و تاریخ همایش محدود شد، شناسایی مکان‌هایی که رویداد می‌تواند در آن برگزار شود، مهم است. هتل ها و مرکز همایش ها برخی از محبوب ترین فضاهای رویداد هستند، اما تنها گزینه نیستند. زمانی که در تفکر خود خلاق باشید. موارد زیر را در نظر خواهید گرفت:

سه مورد از بهترین محل های برگزاری که بر اساس موضوع جلسه به ذهنتان می رسد، کدامند؟

مهمانان شما ترجیح می دهند کجا در این جلسه شرکت کنند؟

کدام گزینه برای مهمانان شما راحت تر خواهد بود؟

 به غیر از هتل، چه محل هایی  می‌تواند قبول شرکت در همایش را افزایش دهد؟

 فضای مناسب را پیدا کنید

مکانی که انتخاب می کنید باید فضای مناسبی برای نوع رویدادی که در نظر دارید داشته باشد. آیا رویداد شما به یک سکو نیاز دارد؟ آیا به سیستم صوتی و تصویری حرفه ای نیاز دارید؟ تریبون چطور؟ علاوه بر در نظر گرفتن این نوع سؤالات، در اینجا برخی از مهمترین سؤالات برنامه ریزی محل برگزاری  همایش آورده شده که باید از خود بپرسید:

آیا محل برگزاری مراسم با معیارهای خاص رویداد شما مطابقت دارد؟

آیا محل برگزاری می تواند نیازهای شما از جمله، سیستم صوتی و تصویری حرفه ای و سایر نیازهای فنی شما را برآورده کند؟

آیا وضعیت محل برگزاری همایش شما، منعکس کننده استانداردهای بالای سازمان شما است؟

خدمات و محدودیت های محل برگزاری را در نظر بگیرید

علاوه بر یافتن فضای مناسب رویداد، می‌خواهید انواع خدمات دیگر ارائه شده توسط محل برگزاری همایش را بررسی کنید و ارزش آنها را برای رویداد خود تعیین کنید. برخی از مکان‌ها محدودیت‌هایی در دکور یا سایر جنبه‌های رویداد دارند. برخی از سوالات مطرح شده عبارتند از:

آیا این محل برگزاری همایش امکانات خوبی از جمله: پارکینگ یا خدمتکاران خوبی دارد؟

آیا این محل برگزاری همایش خدمات امنیت برای مهمانان را ارائه می دهد؟

آیا این محل برگزاری همایش خدمات اضافی مانند پذیرایی، گل آرایی و غیره ارائه می دهد؟

آیا این محل برگزاری همایش غذا و نوشیدنی دارد؟

شهرت سالن همایش را در نظر بگیرید

شهرت یک مکان برای خدمات بسیار مهم است. نحوه مدیریت امکانات، کارکنان و مشتریان یک محل برگزاری همایش همیشه در یادها خواهد ماند. برای درک ارزش شهرت یک مکان، این سوالات را در نظر بگیرید:

سابقه سالن همایش و مدیریت آن چگونه است؟

آیا مدیریت سالن همایش با شما مانند یک مشتری VIP رفتار خواهد کرد؟

مدیریت و امکانات محل برگزاری همایش چقدر انعطاف پذیر است که در صورت لزوم شما را همراهی کند؟

آیا محل برگزاری همایش سابقه خوبی دارد و عکس هایی از رویدادهای برگزار شده مشابه شما ارائه می دهد؟

برای بازدید از محل برگزاری همایش برنامه ریزی کنید

هر برنامه ریز رویداد باید قبل از قرارداد با هر سالن همایش، یک بازرسی از محل انجام دهد. عکس‌ها می‌توانند بسیار مفید باشند، اما جنبه‌های زیادی وجود دارد که فقط می‌توان آن‌ها را شخصا ارزیابی کرد. از پارکینگ گرفته تا ورودی و فضای رویداد، از محل برگزاری همایش تور بازدید بخواهید. 

برای انتخاب محل برگزاری همایش یا سمینار نیاز به مشاوره یا هماهنگی دارید؟ نسیم سبز در کنار شماست.